Cómo Ser Gerente General de tu Pyme y no morir en el intento
Dime si te suenan conocidas estas preguntas:
- ¿Cuánta plata tienes en la cuenta bancaria de tu empresa?
- ¿Cuánto pagas en sueldos al mes? Y en cotizaciones?
- ¿Cuánto pagas de F29 al mes?
- ¿Tienes facturas grandes que podrías cobrar?
- ¿Qué pasa si se te cae tu cliente más importante?
- ¿Tienes proveedores a los que no les has pagado hace ya varias semanas? (por decir semanas)
Nadie te dijo que ser Gerente General de una empresa iba a ser tan poco glamoroso. Estás en todas y en nada a la vez. Eres un generalista. Emprendiste para hacer lo que te gusta, pero en realidad pasas más tiempo cobrando, vendiendo, facturando… haciendo trámites!
Todas las preguntas que hice al inicio, TODAS, debieran salir fácilmente de tu mente. Eso es estar encima de tu caja.
Recuerda: las empresas quiebran por falta de caja. Si no puedes pagar tus compromisos hoy, de nada sirve haber facturado para cobrar en 6 meses más.
Las empresas que crecen rápido generalmente se despreocupan de la caja. No les duele en ese momento. Pero ¿qué pasa si tu cliente más importante se te cae? ¿Qué pasa si los plazos de pago empiezan a alargarse? ¿Si contrato más personas que las que debería haber contratado?
Como representante legal de tu empresa tu primera responsabilidad es la caja. Todo movimiento bancario, cargo o abono, es de tu responsabilidad. No son pocas historias que hablan de cómo se perdió plata, o simplemente alguien robó. “Es que yo pensaba qué…”.
Mientras más tiempo pasa entre que aparece un movimiento en el banco y lo reconocemos, menor es la probabilidad de saber qué es.
Tu siguiente responsabilidad es pagar los impuestos mensualmente y correctamente los sueldos y las cotizaciones previsionales.
Parece un montón, pero aquí te mostraré algunos tips de cómo ser Gerente General y no morir en el intento.
Simplifica
Simplifica. Suena fácil pero no lo es.
Corre lejos del que te llene la cabeza de datos que no entiendes, también llamado asesor que habla mucho y dice poco.
Elige bien tu banco
¿Sabes que hay algunos bancos que son mejores para identificar pagos?
Por ejemplo, Officebanking no tiene cartolas de transferencias para los abonos. De qué te sirve una glosa que te dice “Abono Cuenta Corriente”?
Los mejores bancos para hacer conciliación bancaria son el BCI y Banco de Chile con Banconexión 2.0.
Simplifica tus gastos
Específicamente para las empresas B2B, los ingresos son relativamente fáciles de identificar. Si tienes muchas facturas en UF por el mismo valor, puedes subir o bajar un peso para que todas las facturas sean diferentes y reconocerlas fácilmente.
Los gastos por otro lado, pueden ser un dolor de cabeza. La famosa rendición. Quién tiene acceso a gastar “por la empresa”. ¿Tienes identificados esos “gastos varios”?.
Un “gastos varios” por 500 lukas no es un “gastos varios”.
A veces conviene subirle 50 o 100 mil pesos el sueldo a esa persona para que gaste en movilización, que estar rindiendo cada peso. Considera el costo administrativo de estar batallando por poca plata.
Lo otro es pedir factura por cada gasto relacionado con tu empresa. Usa el e-RUT para darle acceso a tu equipo para que haga gastos. Es fácil de administrar (dar y quitar accesos).
Usa Clay
En serio. Suena de cerca la recomendación, pero analicemos el siguiente panel de control que puedes obtener directamente en Clay.
Los números más importantes
Cuánta plata hay en el banco, cuánto hay por cobrar y cuánto por pagar.
Hagamos un ejercicio sencillo. Hoy es el día 27 de un mes cualquiera y en 3 días más hay que pagar sueldos. Sé que los sueldos son más o menos 15MM. ¿Puedo pagar? Sí, tengo 17MM en el banco y por pagar sólo tengo 133 mil.
¿Qué pasa si los sueldos son 20MM? Entonces debería ver que factura puedo cobrar en estos tres días que me faltan.
¿Cómo anda mi rendimiento cobrando?
¿Se me están quedando facturas por cobrar en el tiempo?
Facturar no es lo mismo que la plata esté en tu cuenta corriente. Estar al día en tu cobranza es una obligación. Esos clientes a los que les facturamos mucho pero no pagan, no sirven. Los clientes a los que hay que hacerle gestión de cobranza son caros. Un buen cliente es aquel que valora lo que haces y paga a tiempo por ello.
Lo que entra vs lo que sale
En el EERR se debiera ver claramente y de manera mensual, si facturo más de lo que gasto. Recuerda que este análisis se debe hacer con los datos netos de tu facturación, no brutos. Ese número lo puedes comparar con tu gasto completo de un mes particular. Lo facturado no es necesariamente lo que entra en tu caja (primero hay que cobrarlo), pero normalmente el costo sí es lo que sale de tu caja. ¿Qué podría esperar pagarse tarde? Tu sueldo líquido. No el de tu equipo, tampoco sus cotizaciones ni las tuyas tampoco. Una empresa no durará mucho si dejas de pagar estos ítems.
Quién me debe y a quién le debo
Qué facturas cobro primero
¿Puedes identificar en este gráfico que facturas se debieran cobrar primero? Algunas facturas se empiezan a escapar. No es poca plata ¿será hora de ir a la oficina de mi cliente y ver qué pasa? La gestión de cobranza siempre es efectiva.
Tengo todos los huevos en la misma canasta 😳
A veces tenemos un cliente que es más del 50% de nuestra facturación. No es malo, pero tampoco es bueno que eso dure demasiado tiempo. No podemos depender de unos pocos. ¿Qué pasa si se van, o re-negocian, o simplemente se empiezan a alargar sus plazos de pago?
¿Qué pasa si UNIVERSIDAD se me cae?
Veamos el siguiente:
Ahora, si ABOGADOS SPA se nos va nos duele, pero no nos mata.
Recapitulando
Si como Gerente General me quiero dedicar a cosas más glamorosas, tengo que estar en control de la caja. Simplifica! Y sólo cuando estés en control comienza a sofisticar tu administración.
Desarrolla habilidades que te permitan hacerle preguntas más inteligentes a tu contador, a tu asesor. A cuestionar lo que te dicen!
Ser un buen Gerente General no significa que todos los números de la empresa son extraordinarios, significa que los números son los que son porque tú decidiste que así fuera.
